定型業務をシステム化していきたい。どのよう業務が対象になるのか?

定型業務をシステム化していく

企業運営をする上では必ず検討する事項ではないでしょうか。
今回はその定型業務をシステム化していく上で検討すべき事項をご紹介したいと思います。
 

経理業務のシステム化する

代表的な例が経理業務でしょう。
少人数で運営をしている会社であれば、頑張れば全て手作業で経理業務を回していく事は可能です。
昔の起業家の方々は自分の手で記帳し、電卓で計算し、決算書、申告書を作成していたわけですから、やろうと思えば可能になるでしょう。
後はその手間をアウトソースするかどうかという事でしょう。

最近は様々な経理業務のシステム(パッケージソフトやクラウドサービス)が販売されています。
システムの操作に慣れてしまえば、業務の正確さやスピードを考慮するとやはり、システムを導入した方が良いのではと思います。

立上げ当初はfreeeやmoneyforwardなどのクラウドソフトをおすすめしたいと思います。
自分自身である程度経費の仕訳等が必要になるのですが、数字に強くなる経営者になるためには覚えておいて損はないと思います。

導入するためには自宅にパソコン(インターネット環境)とインターネットバンキング等の準備をする必要がありますが、利用し始めるとその利便性に驚くのではないかと思います。

会計事務所に丸投げするよりは月額の経費も安くなると思いますのでおすすめしたい方法です。

freee導入についてはこちらの記事にまとめています。
freeeを導入してみよう
 

商品販売業務のシステム化する

最近は様々な商品を販売する業務を自動化する方法がありますね。
代表的な方法はECシステムを構築するという点でしょう。

最近は企業活動をする上でホームページ(コーポレートサイト)を作成する事はかなり浸透してきました。
ECシステムはまだそれほど世間に広まっているという訳ではありませんが、大企業の多くが店舗販売の形式からインターネット販売の形式にシフトしてきています。
理由は様々ですが、店舗を用意するとなると様々なコストがかかる事になり、ECシステム経由で購入してもらった方がはるかに利益率が高くなるからでしょう。

中小企業の商品販売業務にも同じことが言えるでしょう。
店舗を構えて販売をするという方法よりも、インターネットを駆使し、日本全国、あるいは海外に商品を販売していく。

そのようなシステム化はこれからの時代に非常に有効ではないかと思います。
 

社内連絡業務をシステム化する

社内に対して一斉に連絡をする必要がある場合など、システムを利用する事で効率的に周知を図る事が可能になります。

現在は様々なツールが世の中に出回っていますが、社内のポータルサイトを構築する事で効率的に社内業務を回していく事が可能になるでしょう。
 

営業(管理)業務をシステム化する

営業(管理)業務をシステム化する。
何の意味があるのか?と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、営業の獲得率、受注率を上げていくためにはシステム化を検討する必要があるでしょう。

やみくもにアポイントをとったり、飛び込み営業を繰り返しても効率よく成果を上げる事は難しいのではと思います。

代表的なソフトはsalesforceなどですが、複数の営業担当者を効率よくマネジメントし、営業の成功率を高めるには適したシステムと言えるでしょう。
 

最後に

今回は主な定型業務のシステム化についてご紹介しました。
近年は様々なタイプのパッケージシステムやすこしの追加開発で利用出来るシステムが数多く存在しています。

自社の業務を効率化していきたい、業務を正確にこなしていきたいとお考えの方は、将来を見据えてシステム投資を進めてみてはいかがでしょうか。
システムの世界に興味を持って頂くと、ITのトレンドにも耳を自然と傾けるようになると思います。

そうすれば今まで知らなかった様々なITサービスなどに出会えるでしょう。
 
 

 

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